O assunto de hoje é voltado para aqueles que trabalham com operação e precisam manter as equipes alinhadas em diversos turnos.
O que é resumo? É uma amostragem curta de vários acontecimentos que podem ser usados para manter um setor informado. (Eng. Rafael Portelada)
Você tem utilizado informativos? Já parou para pensar que ficar mandando diversos e-mails diários acaba poluindo as atividades? Quero contar um pouco de como estou trabalhando com resumos semanais e mostrar um pouco das melhorias que estou conseguindo.
Atualmente trabalho com operação de transportes urbanos e temos que manter uma frota funcionando 24 horas por dia, durante 7 dias por semana. Sendo controlada por 4 equipes de diferentes turnos;
- 01. Manhã (06 às 12): Início da operação.
- 02. Tarde (12 às 18): Manter a operação.
- 03. Noite (18 às 00): Fechamento da operação do dia anterior e acompanhar pontos críticos que possuem a chance de parar.
- 04. Madrugada (00 às 06): Acompanhamento da operação dos serviços diferenciados.
Cada turno é composto por 4 colaboradores e 1 folguista (supervisor), apenas no grupo 04 é composto por 2 colaboradores, devido à baixa demanda de atividades. Durante o expediente cada turno tem que fazer o acompanhando da execução do trabalho (planejado vs. realizado) e no fim do turno é enviado um e-mail para empresas e setores de apoio.
No e-mail que é enviado no fim de cada turno, contém muitas informações que acabam passando despercebidas. E quando entra o resumo operacional? Converse com sua equipe e decida que dia será feito o resumo. Defina um colaborador por semana para ficar responsável por manter o resumo atualizado, bem como suas mudanças estruturais (Planilhas diferentes, e-mail correto de colaborador, entre outros).
Exemplo: Nosso dia escolhido é toda quinta-feira e tem que ser enviado antes das 12 horas. E como as informações são divulgadas?
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| Modelo de e-mail enviado. |
Algumas informações são colocadas no corpo do e-mail, elas são consideradas de extrema importância. Lembre-se, você precisa definir graus de importância para cada atividade. Só você e sua equipe, sabem o que pode ser resolvido de imediatamente e o que pode ser postergado. (Crie uma matriz de prioridades)
Observação: Fazendo uma rápida pesquisa na internet, encontrei esse site: https://adflyk.com/o4OG9gK gostei da metodologia que eles usam para explicar matriz de prioridades.
Dica, crie um grupo no Whatsapp ou Telegram para manter os colaboradores alinhados sobre mudanças repentinas e assuntos que fazem parte do dia-a-dia. Na minha opinião, o Telegram por não ser muito utilizado, vai fazer com que o grupo só tenha informações referentes a trabalho. Whatsapp por ser muito utilizado pode distrair o colaborador.
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